Consultoria

Revista Informédica, 2 (9), 18, 1994


Nossa cooperativa médica está pensando em oferecer um programa de informatização de consultório para nossos médicos associados. Na sua opinião, quais seriam os fatores mais importantes a serem considerados na escolha do hardware e do software, e que etapas devem ser seguidas para a implantação do computador no consultório ? (Dra. Maria Inês O. Schultz, Americana, SP).
Quando se procura informatizar uma clínica ou consultório, a escolha e aquisição de um computador adequado é uma das fases mais importantes, pois, na maioria das vezes, dela dependerá o grau de sucesso ou fracasso da informatização. Inicialmente, é importante saber como está a organização atual do consultório e como são realizados os procedimentos de geração, armazenamento, recuperação e uso de informações. Uma boa análise indicará quais são os pontos problemáticos no fluxo da informação, e quais são as suas necessidades, presentes e futuras (não se esqueça de levar em conta a futura expansão da clínica). Muitas vezes, será necessário modificar várias rotinas no consultório. O próximo passo é determinar o que se pretende fazer com computador. Analise a informação coletada no passo anterior e decida o que deseja informatizar (cadastro de pacientes, prontuários clínicos, pesquisa, agendamento, controle de convênios, etc.). Muitas vezes, é inviável implantar tudo de uma vez; assim, faça uma análise de prioridades. Terminado isto, é necessário determinar o tipo ou marca, e dimensionar o tamanho do computador a ser adotado (em função do número de pacientes ativos, de atendimentos por dia, etc.) Fazendo alguns cálculos simples, é possível calcular a capacidade mínima de memória do computador.

O último passo é analisar as opções de compra. Faça um levantamento das empresas que podem fornecer o que você está precisando. Muitas vezes a seleção será baseada na experiência positiva de colegas, ou no fato de que certas empresas oferecem "soluções totais", que compreendem tanto o computador quanto os programas necessários (software). Para cada vendedor que contatar, forneça um documento escrito, contendo a análise de suas necessidades. Quanto mais você disser ao vendedor sobre as características de sua clínica, e sobre seus planos de informatização, mais adequada e realística seráa proposta de venda. Coloque também outros elementos que julgar importantes para qualificar o vendedor (por exemplo: obrigatoriedade de manutenção técnica na mesma cidade). Obtenha de cada vendedor uma proposta detalhada, por escrito, contendo todas as condições, preços, garantia, manutenção, etc. Quando receber as propostas dos vendedores, use a sua análise de necessidades para avaliá-las individualmente e compará-las entre si. Lembre-se ue três parâmetros são muito importantes na seleção da marca do computador: 1) confiabilidade, 2) compatibilidade e 3) capacidade (nesta ordem).

Outro conselho: nunca compre nada sem ver uma demonstração antes. Se possível, peça que o vendedor indique clientes que tenham implantado e usado com sucesso o sistema, antes de você. Converse com eles e procure avaliar os pontos fracos e fortes de cada sistema. Se você acha que não tem o co-nhecimento mínimo para realizar eficientemente todas as etapas acima, mas gostaria de tentar, procure fazer um curso introdutório, ou contrate um consultor temporário, especializado na área.

O difícil problema do software

Um dos maiores problemas é encontrar os programas de computador (software) mais adequados para as tarefas em vista. No Brasil, onde a Informática Médica é uma tecnologia muito recente, a oferta de software pronto e de boa qualidade é ainda insuficiente.

Se você não encontrou o que procurava, só resta uma alternativa: o desenvolvimento próprio dos programas. Existem duas maneiras de se fazer isto: 1) se você sabe programar o seu computador, ou pretende aprender, poderá desenvolvê-los você mesmo; 2) se você não sabe programar, não quer ou não consegue desenvolver o software desejado, contrate alguém que saiba.

A primeira situação, evidentemente, é a ideal, pois ninguém melhor do que o próprio profissional de Saúde para implementar o software. Esta abordagem ainda é necessária em nosso país, onde há um déficit de programadores especializados, e funciona razoa-velmente bem quando o programa é pequeno, pouco complexo e altamente específico. Infelizmente, nem sempre é possível, pois a maioria dos profissionais de saúde não deseja ou tem condições de se tornarem programadores proficientes. O tempo que se gasta é grande, e dificilmente pode ser subtraído das atividades normais.

A segunda situação tem diversas vantagens, principalmente quando o programa, ou sistema de software a ser desenvolvido é grande, complexo, e exige profissionalismo, tempo muito longo de desenvolvimento, etc. Alguns cuidados devem ser tomados, entretanto, pois a taxa de insucesso costuma ser muito grande. Contrate, de preferência, profissionais com boa experiência prévia em aplicações em Saúde (se isto não for possível, será necessário que você ou alguém de sua equipe entenda alguma coisa de Informática, para poder dialogar com o analista de sistemas). Nunca inicie um contrato de desenvolvimento se não tiver certeza razoável sobre o que você mesmo deseja fazer com o computador. O ideal seria contratar um assessor independente que o ajudasse a fazer o diagnóstico e planejamento do sistema, se ele for muito complexo. Solicite um contrato por escrito, com obrigações, especificação cuidadosa do sistema a ser desenvolvido, fixação de prazos e de multas, etc., e discuta e fixe qual será o custo total de desenvolvimento, testes, implementação e treinamento (nunca pague por hora, sem saber quanto tempo vai demorar). Procure determinar quem fará, e a que custo, modificações, atualizações e correções no sistema; prazo de garantia; termos e custo do contrato de manutenção do software, etc. Além disso, esclareça de antemão a quem pertencerão os direitos autorais e de registro sobre o software. Em caso de propriedade compartilhada, determine as condições de comercialização futura, se houver interesse. É importante, também, exigir documentação por escrito sobre o sistema. Finalmente, acompanhe com cuidado o trabalho sendo desenvolvido, a observância das especificações e prazos, etc. A situação é equivalente à de construção de uma casa própria ! Lembre-se que, em Informática, é tanto mais caro corrigir um erro, quanto mais adiantada estiver a fase de desenvolvimento.

Não existem soluções prontas

Um engano freqüentemente cometido por colegas médicos que compram softwares de automação de consultórios prontos, no mercado brasileiro, é o de acreditar nas afirmações de que existem programas genéricos, que servem para qualquer especialidade médica. Isso não é verdade, pela simples razão que as diferentes especialidades trabalham de maneiras totalmente distintas umas das outras. Assim, um programa feito para um consultório de pediatria ou clínica geral, por exemplo, tem que ser necessariamente bastante diferente de um outro para oftalmologia, medicina nuclear ou psiquiatria. Não existe uma solução de Informática genérica que seja suficientemente poderosa para cobrir todas as diferenças, principalmente se pensarmos no registro médico,ou seja, nas fichas que os profissionais utilizam para registrar os dados específicos de história médica, exames especializados, condutas, etc.

Qual é a solução, portanto ? A primeira possibilidade é adquirir um software feito especificamente para a sua especialidade, e que tenha um bom histórico de instalações e utilização por colegas que você conhece e respeita. Outra possibilidade, melhor ainda, é adquirir um programa que seja suficientemente flexível para permitir mudanças e adaptações à sua especialidade e modo de trabalho. Esta tecnologia, denominada de "customização" (adaptação ao cliente) existe, e é baseada em um dicionário de dados que contém todas as definições, modelos de telas e de fichas usadas pela especialidade e pelo médico.

A má notícia é que é muito difícil achar um sistema desse tipo a preços razoáveis. A boa notícia é que a UNIMED Sistemas, a divisão que cuida da Informática do complexo UNIMED, estará lançando no mercado, ainda este mês, seu novo sistema SIAMED AC, para automação integrada de consultórios e clínicas. O SIAMED AC é totalmente customizável pelo usuário e até o final do ano terá cerca de 20 grandes especialidades médicas programadas. Para contactar a UNIMED Sistemas, telefone para o Atendimento ao Usuário, Tel. (011) 253-6633.


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