Informatizando o Consultório Médico

Renato M.E. Sabbatini 

O computador, que antes parecia inacessível em custo, e difícil de dominar, já não assusta tanto o médico. A queda vertical nos preços (hoje se compra um ótimo computador, com velocidade e espaço em disco suficiente para clinicas de qualquer tamanho, por menos de 1.200 reais), aliada à programas (softwares) baseados em Windows, cada vez mais fáceis de usar, até mesmo por pessoas sem afinidade especial pela Informática, abriram o caminho. Fica difícil imaginar razões porque não informatizar, se ela traz tantas vantagens. Além disso, o apelo da Internet, com seu gigantesco acervo de informação, acesso gratuito à Medline para pesquisas bibliográficas, correio eletrônico, revistas médicas on-line, e até a possibilidade de colocar a home-page de sua clínica na Web, é uma facilidade a mais à qual os médicos não estão conseguindo resistir. 

Dois tipos de cadastros computadorizados de pacientes. Acima: sistema baseeado em banco de dados MS Access. Abaixo: Sistema baseado em WWW 

Dificuldades 

• a ignorância a respeito das soluções oferecidas no mercado;· as incertezas quanto ao software a ser utilizado; 
• tempo necessário para instalação e conversão dos dados; 
• as dificuldades de se modificar o modo de trabalho no consultório; 
• os desafios do treinamento do pessoal (inclusive do próprio médico). 

Outro problema é que normalmente já existe uma grande quantidade de dados (principalmente sobre os pacientes), que estão em forma não sistematica e heterogênea. Existem algumas dificuldades externas também. A principal delas é que os programas comercialmente disponiveis são inflexiveis e pouco práticos. A alternativa à compra de pacotes prontos, que é o desenvolvimento próprio de software, é muito longo, custoso e frequentemente não chega a bom êxito. Tudo isso se soma em um só medo: o de errar, de gastar tempo e dinheiro demais e não ter resultados práticos. Esse medo tem impedido que muitos médicos tenham a coragem de dar o primeiro passo e partir para a informatização.

Mas nenhum desses obstáculos é intransponível, e existe solução para tudo. Neste artigo damos alguns conselhos práticos e orientações úteis, baseados em nossa experiência de 18 anos na informatização de clínicas e consultórios. No final do artigo, damos uma lista dos principais fornecedores de software de informatização de consultórios no pais que têm informações disponíveis na Internet, para que você possa acessá-los e fazer uma comparação entre os parâmetros discutidos aqui. 

Decida o que informatizar 

Segundo, faça uma análise de sua clínica e procure identificar todos os problemas que estão sendo causados pelo mau fluxo de informação, gerenciamento administrativo, manejo de dados dos pacientes, etc. Procure, também, ter uma idéia quantitativa, nem que for aproximada, do volume de informação em sua clínica: quantos pacientes existem em prontuário; destes, qual é a porcentagem de pacientes ativos (que retornam regularmente ou estão sendo acompanhados), quantos atendimentos são feitos por dia, em média, e de que tipo; qual é a taxa de expansão da base de pacientes, etc. 

Inicialmente, portanto, é importante saber como está a organização atual do consultório e como são realizados os procedimentos de geração, armazenamento, recuperação e uso de informações. Uma boa análise indicará quais são os pontos problemáticos no fluxo da informação, e quais são as suas necessidades, presentes e futuras. O próximo passo é determinar o que se pretende fazer com computador. Analise a informação coletada no passo anterior e decida o que deseja informatizar (cadastro de pacientes, prontuários clínicos, pesquisa, agendamento, controle de convênios, etc.). 

Muitas vezes, é inviável implantar tudo de uma vez; assim, faça uma análise de prioridades. Existem vários setores de atividades do consultório que podem ser informatizados: 

Setor operacional: controle da agenda, controle da recepção e do fluxo de pacientes na clínica, emissão de laudos, etc.; 

Setor clínico: cadastramento dos pacientes e seus dados, registro das passagens pela clínica e dados básicos dos exames já realizados; anamnese; prontuário médico, etc.; 

Setor administrativo: controle de faturamento de convênios médico-hospitalares e pacientes particulares, integração com os sistemas de controle contábil e bancário, contas a pagar e a receber. Faça a você mesmo algumas perguntas cruciais, que serão decisivas no momento da escolha. Exemplos: 

• Você quer substituir os prontuários em papel pelos informatizados ? Ou somente um cadastro dos pacientes é suficiente ? 
• É importante informatizar o controle de faturamento ? Os planos médicos com que você trabalha aceitam ou exigem disquetes ? 
• Você precisará colocar computadores na recepção, na sala de atendimento, na administração ? Quantos pontos de acesso ? 
• Quem vai usar os computadores ? Precisam de treinamento ? Você vai usar o computador na frente do paciente ? Quem vai digitar os dados dos pacientes e quando ? 
• Seria interessante montar uma rede de computadores dentro da clínica ? Que tipo ? 
• Você quer acesso à Internet ? 
• Você quer que a emissão de laudos de exames diagnósticos sejam informatizados ? E as prescrições ? 

Como Informatizar ? 

Atualmente o baixo custo dos microcomputadores e a grande capacidade dos mesmos, em termos de memória e de velocidade, torna possível realizar a informatização de uma clínica com uma excelente relação custo-benefício. Entretanto, microcomputadores funcionando isoladamente permitem apenas a informatização de atividades singulares dentro da clínica. Por isso é desejável um sistema em rede, no qual todas as informações ficam armazenadas em um único local da clínica (um disco magnético de alta velocidade e grande capacidade), de tal forma que vários microcomputadores podem ter acesso simultâneo e em tempo real às mesmas, quando necessário (por exemplo, os terminais da recepção, da interpretação de exames, da sala do médico, do setor financeiro-administrativo, etc.). Estes sistemas, portanto, recebem o nome de multiusuários, e representam a única solução possível para uma informatização integrada que abrange uma ambiente distribuido e disperso.

O mercado brasileiro, embora ainda não tão dinâmico como o dos países desenvolvidos, já oferece um número de softwares de razoável qualidade para a informatização do consultório. 

Alguns conselhos no momento de escolher o melhor software:

• Não existe software genérico de informatização de consultório, a não ser que você queira uma coisa muito básica (cadastro de pacientes, mais agendamento). Cada especialidade tem um jeito de praticar medicina e necessidades, formatos e práticas muito diferentes entre si (o que um médico nuclear tem em comum com um oftalmologista ou um psiquiatra ?). 
• Procure um software já testado e bem disseminado na sua especialidade, se for o caso.
• Cuidado com os softwares muito baratos, vendidos em prateleiras de livraria e de supermercado (faixa dos 100 reais ou menos). Geralmente são simples demais ou pouco robustos para aplicações realmente profissionais, ou seja, em uma em que todo seu consultório, seus pacientes e seu ganha-pão passarão a depender !
• Procure um software que permita realizar o maior número de funções que você deseja informatizar. Nunca compre softwares diferentes para isso (por exemplo, um software para a emissão de laudos, outro para o faturamento de convênios, e um terceiro para o agendamento). Uma característica fundamental é que o software de informatização da clínica permita a operação de todos estes módulos de forma integrada (ou seja, todos funcionando em conjunto e podendo "dialogar" entre si automaticamente). Por exemplo, os dados preliminares do paciente a ser atendido, tais como nome, sexo, data de nascimento, plano de convênio, tipo de atendimento, etc., são digitados no sistema por ocasião do agendamento, e transmitidos automaticamente para os módulos de registro médico, de emissão de receitas e de laudos, faturamento, etc. Assim, se elimina um grande número de fontes de erro e digitações repetidas. Outra característica importante é a possibilidade de operar todos os módulos acima de forma integrada e automática, exigindo um tempo ínimo de treinamento e preparo em computação por parte dos funcionários envolvidos, e funcionando de forma altamente confiável e a prova de falhas e perdas de informação.
• Resista à tentação de "informatizar aos poucos". A maioria das funções operacionais de um consultório se entrelaçam de tal maneira que é difícil, por exemplo, implantar o agendamento informatizado, sem ter o cadastro de pacientes no computador. Se quiser informatizar, vá até o fim.

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